Privacybeleid

Basketball Vereniging Forwodians

Basketball Vereniging Forwodians vindt het belangrijk dat al haar leden met plezier kunnen sporten en dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens op de juiste wijze worden gebruikt.

Toelichting
In september 2001 is de wet bescherming persoonsgegevens (WPB) van kracht geworden. Deze wet regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers.
Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden.
Een korte toelichting:

Volgens de wet maakt een vereniging zich schuldig aan een ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wanneer de vereniging een foto met sporters herkenbaar in beeld op bijvoorbeeld haar website of social media-platform plaatst. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven.
Een vereniging zou ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is. Als de exacte letter van de wet gevolgd zou worden, is het voeren van goede communicatie, met name via social media, voor een sportvereniging een vrijwel ondoenlijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij de beoordeling van individuele gevallen rondom ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wordt bekeken in hoeverre er sprake is van zorgvuldigheid en proportionaliteit. In
de praktijk betekent dit dat verenigingen er goed aan doen om bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) altijd af te wegen of het bericht gepast is. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn naam, foto of andere persoonsgegevens is het verstandig daar correct naar te handelen en op verzoek het bericht te verwijderen. Wie zich aan die basisregels houdt, zal niet snel in de privacy-rechterlijke problemen komen, want in Nederland wordt zelden opgetreden tegen
goedwillende twitteraars en soortgelijke communicatie-enthousiastelingen.

Vereisten Persoonsgegevens
De volgende vereisten zijn van toepassing op de ledenadministratie van Basketball Vereniging Forwodians:

  • Bij inschrijving geeft het lid toestemming voor het verwerken van de gegevens;
  • De ledenadministratie houdt de lid-gegevens juist en nauwkeurig bij;
  • De lid-gegevens worden afdoende beveiligd;
  • Op verzoek zal Basketball Vereniging Forwodians inzage verlenen in de eigen opgeslagen lid-gegevens;
  • Basketball Vereniging Forwodians gebruikt de lid-gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn.

Verwerking van persoonsgegevens van leden
Persoonsgegevens van leden worden door Basketball Vereniging Forwodians verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden (registratie bij de vereniging en de basketbalbond);
  • Communicatie met onze leden;
  • Contributie-inning.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Inschrijvingsformulieren leden

Voor de bovenstaande doelstellingen kan Basketball Vereniging Forwodians de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Geboortedatum;
  • Adres en woonplaats;
  • Telefoonnummer;
  • E-mailadres;
  • Bankrekeningnummer;
  • Een recente pasfoto;
  • Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door Basketball Vereniging Forwodians opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving voor Sport Link en ledenadministratie;
  • Het verzorgen van de internetomgeving voor de (financiële) administratie;
  • Het verzorgen van onze website.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin
uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk  verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn
Basketball Vereniging Forwodians bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Protocol gebruik beeldmateriaal
Basketball Vereniging Forwodians hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van Basketball Vereniging Forwodians en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps Whatsapp van de vereniging.

In het protocol kunt u de regels lezen, waaraan Basketball Vereniging Forwodians zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media

  • Basketball Vereniging Forwodians beheert de website www.forwodians.nl
    Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die Basketball Vereniging Forwodians organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij Basketball Vereniging Forwodians. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en bij andere verenigingen mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van Basketball Vereniging Forwodians, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt. Bij voorkeur alleen foto’s plaatsen waarop minimaal twee kinderen te zien zijn.
  • Achternamen worden alleen geplaatst als de persoon/personen een functie bekleden bij Basketball Vereniging Forwodians, zoals leden van het bestuur en begeleiders en trainers. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
  • Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor Basketball Vereniging Forwodians, zoals leden van bestuur en begeleiders en trainers.
  • Als ouder/verzorger problemen heeft met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen;
  • Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen Basketball Vereniging Forwodians website, facebook-pagina en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnames

  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn :
    a. Trainingen;
    b. Door de vereniging georganiseerde evenementen;
    c. Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
    d. wedstrijden en (officiële) toernooien;
    e. overige verenigingsactiviteiten;
  • Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor;
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht;
  • Door een trainer en/of coach kan gevraagd worden filmopnames en foto’s te maken van zijn/haar team omwille van het verbeteren van de prestaties. De volledige opnamen worden enkel ter beschikking gesteld aan de door de trainer en/of coach aangewezen personen.
    Gedeelten van de opnamen kunnen echter gebruikt worden voor de website;
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • Ouders van jeugdleden en leden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties

Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit
protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur. Dit Privacy Statement is op 14 mei 2018 vastgesteld door het bestuur van Basketball Vereniging Forwodians en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.